Chargé d'accueil et d'administration en apprentissage (H/F)

La Mission Locale de la Haute Gironde a pour mission d'accompagner les jeunes de 16 à 25 ans dans leur insertion sociale et professionnelle. Elle intervient sur le territoire de la Haute Gironde (5 antennes : Blaye, Bourg, St Ciers, St André et St Savin et 2 permanences : Etauliers et Cavignac) et accompagne 2 000 jeunes par an. Elle est composée d'une équipe de 35 salariés. Nous recherchons un chargé d'accueil et agent administratif en apprentissage qui préparera en alternance un BTS support à l'action managériale ou BTS GPME. Ses missions seront les suivantes : Accueillir le public: - Accueillir, prendre en compte tout public qui s'adresse à la structure : les jeunes, les visiteurs occasionnels, les partenaires extérieurs (accueil physique et/ou accueil téléphonique). - Instaurer une relation de respect mutuel. Recevoir de façon personnalisée (reconnaître, appeler par le nom ...). - S'assurer de la confidentialité de certaines situations et de la transmission confidentielle de certaines informations. - Gérer le flux, c'est-à-dire gérer les temps d'attente, les tensions, les comportements violents ; contrôler les mouvements du public dans l'enceinte de la structure - proposer des activités connexes pour faciliter l'attente, informer sur le temps d'attente probable, proposer le report de la visite ... ; Informer, recueillir la demande et orienter : - Recueillir la demande spontanée du jeune ou s'enquérir du motif de sa visite (premier accueil, entretien avec un conseiller, demande de service particulier ...). - Recueillir les informations relatives à la situation individuelle du jeune, au moyen d'un questionnement et d'une observation adaptés, d'une part pour comprendre sa demande et son besoin, d'autre part pour vérifier le caractère éligible de la demande (âge du jeune, domicile, situation par rapport à la scolarité ...). - Apprécier l'urgence d'une demande en s'assurant que les besoins élémentaires (logement, nourriture, sécurité ...) sont couverts ; transmettre l'information au conseiller. Animer, organiser un espace d'accueil et d'information : - Aménager les lieux de passage, les espaces collectifs de sorte qu'ils soient conviviaux. Les maintenir en ordre. Gérer une signalétique adaptée. - Accompagner les jeunes dans leur recherche d'information (recherche documentaire, site Internet ...). Assurer un suivi administratif: - Constituer et mettre à jour les dossiers concernant les jeunes, en recherchant l'information si nécessaire, cela selon les échéances fixées. Saisir les données du dossier administratif du jeune dans un ou plusieurs logiciels et effectuer les mises à jour à chaque contact. - Faire les invitations, convocations des jeunes. Faire les relances téléphoniques si nécessaire. - Effectuer le secrétariat des conseillers de Blaye : Saisie des 1ers accueils, convocations, courriers, classement, CV, Sans contact. Organiser la gestion administrative de la structure : - Traiter le courrier postal, départ et arrivée : le réceptionner, l'enregistrer, le répartir ou le classer, l'affranchir ; éventuellement le porter pour affranchissement et postage. - Traiter les messages électroniques. - Rédiger des documents administratifs. - Tenir les agendas. - Gérer les plannings (plan d'occupation des salles, plages d'accompagnement pendant les permanences, interventions régulières de partenaires extérieurs, présences et absences du personnel ...). - Effectuer des travaux administratifs. Aptitudes : - Maitrise du traitement de texte et tableur/ boite mail/ Excel - Maitrise de l'orthographe - Travail en équipe - Discrétion professionnelle Prise de poste idéalement le 01/07/26 Rémunération selon grille apprentissage Diplôme visé : BTS Support à l'Action Managériale ou GPME